Google Design Sprint

Apa itu Google Design Sprint?

Design Sprint adalah proses untuk menjawab soalan-soalan perniagaan kritikal melalui reka bentuk, prototaip dan menguji idea dengan pelanggan dalam masa lima hari . Metod ini dibangunkan di Google Ventures, menyatukan strategi perniagaan, inovasi, sains tingkah laku, “design thinking”, dan asoek-aspek lain yang berkenaan untuk menjalani  proses validasi yang boleh digunakan oleh mana-mana kumpulan.

Dengan bekerjasama dalam “sprint”, anda boleh mempercepatkan kitaran pembangunan  yang tidak berkesudahan dan memampatkan masa pemmbangunan kepada satu minggu. Di akhir “sprint” kumpulan pembangun akan mendapat data yang jelas daripada prototaip yang realistik.

Perlaksanaan GDS

Secara ringkasnya, perlaksanaan Google Design Sprint adalah seperti berikut:

Day 1

Cabaran untuk hari pertama ni adalah untuk memilih cabaran yang ingin ditangani dalam sprint ini. Anda mungkin menhadapi masalah yang bersar dan komplek namun untuk kaedah GSD kita perlu mengenalpasti cabaran mana dahulu untuk difokus.

Aktiviti

1. Start at the end – Kenalpasti hala tuju sprint
2. Map – Petakan masalah
3. Ask Experts – Tanya pakar dalam organisasi
4. How Might We – Bagaimanakah
5. Pick Target – Pilih sasaran

Day 1-1: Start at the end – Kenalpasti hala tuju sprint (30s – 30m)

Day 1-1-1: Kenalpasti matlamat jangka panjang (Set long term goal)

Mula kan dengan kenalpasti matlamat jangka panjang yang ingin di capai. Jadi optimistik dalam perbincangan. Mulakan perbincangan dengan soalan seperti:

1. Kenapa kita buat projek ini?
2. Dimana kita dalam masa 6 bulan dari sekarang?

Anda mungkin mengambil masa lebih dari masa dicadangkan untuk mendapat persetujuan semua ahli. Namun lebih baik kita mengambil lebih masa di proses ini kerana ini akan mejadi asas untuk proses yang seterusnya. Matlamat disini seharusnya mengambilkira prinsip dan aspirasi kumpulan.

Apabila matlamat telah dipersetujui, tuliskan di white board sebagai panduan sepanjang sprint.

Tempoh masa cadangan: 30 saat – 30 minit

Contoh matlamat:Menaikkan jumlah penguna berbayar.

Note: Optimistik = orang yang sentiasa mahu melihat sesuatu masalah dengan jangkaan atau harapan baik, dengan erti kata lain sentiasa melihat segala hal daripada sudut kebaikannya.

Day 1-1-2: Senaraikan soalan sprint (List sprint question)

Tuliskan di white board soalan yang ingin anda jawab didalam sprint. Mulakan perbincangan dengan soalan seperti:

1. Apakah persoalan yang ingin ada jawab di dalam sprint ini?

2. Untuk mencapai matlamat jangka panjang, apa yang kita perlukan?

3. Bayangkan apa akan jadi jika projek ini gagal? Apakah penyebab kegagalan?

Cabaran untuk fasa ini adalah untuk memprafrasakan “assumption” dan halangan dalam bentuk soalan.

Nota: bersikap atau berpandangan mudah putus harap (cenderung melihat keburukan sesuatu, segera berasa kecewa atau hilang kepercayaan terhadap sesuatu)

Day 1-2: Map – Petakan masalah

Mulakan dengan menyenaraikan pelanggan / pengguna utama di sebelah kiri dan senaraikan matlamat akhir disebelah kanan. Seterusnya lukiskan carta alir menghubungkan pelanggan dan matlamat. Bilangan langkah yang dicadangkan adalah 5 – 15 langkah.

Day 1-3: Ask Experts – Tanya pakar dalam organisasi

Dalam sesi ini ahli kumpulan boleh menemuramah pakar dalam organisasi atau jemputan dari luar. Hasil dari sesi ini, ahli kumpalan akan mengemaskini matlamat, soalan sprint dan peta masalah.

Day 1-4: How Might We (HMW) -Bagaimanakah

HMW adalah satu teknik untuk mendapatkan cadangan dari semua ahli kumpulan sprint. Dalam sesi ini semua ahli kumpan diberikan sticky note untuk menyenaraikan bagaimana memprafrasa masalah kepada peluang. Ahli perlu menulis 1 idea 1 sticky note.

Day 1-4-1: Proses HMW

Semua HMW sticky note ditampalkan di dinding. Sticky note di susun mengikut tema. Cadangan masa perlaksanaan 10 minit.

Day 1-4-2: Undian HMW

Selepas disusun pengundian dijalankan untuk memilah HMW yang akan ditumpukandengan proses seterusnya.  Setiap ahli kumpulan sprint diberi 2 peluang undi. Ahli boleh memilah mana mana HMW yang ada.

Day 1-5: Pick Target – Pilih sasaran

Kenalpasti dan bulatkan di peta masalah pelanggan utama and sasaran yang ingin difokus dalam sprint. Ahli kumpulan boleh menyuarakan pendapat, tetapi keputusan adalah dengan Decider (Pembuat keputusan: CEO, COO, CTO atau Pengurusan yang diberi tanggungjawab)

Day 2

Hari kedua, ahli kumpulan sprint akan melakar solusi yang terpilih.

Aktiviti

1. Lightning Demos

2. Divide or Swarm

3. The Four-Step Sketch

Day 2-1: Lightning Demos

Untuk lightning demo, ahli kumpulan diberi masa untuk mencari idea dengan melihat solusi sedia ada yang boleh digunakan untuk solusi yang diingini. Teknik Remix or Improve boleh digunakan semasa sesi perkongsian. Setiap ahli kumpulan diberi 3 minit untuk berkongsi.

Mulakan dengan meminta ahli kumpulah membuat senarai produk atau servis yang memberi ilham untuk solusi. Kemudian jalankan penilaian dan senarai pendekkan 1 atau 2 produk.

Ahli kumpulan diberi peluang untuk menerangkan produk yang mereka pilih. Semasa perkongsian, lakarkan idea utama (big Idea) di whiteboard. Minta mereka terangkan apakah idea utama.

Day 2-2: Divide or Swarm

Lihat semula semua aktiviti yang telah kita laksanakan setakat ini. Disini kita perlu membuat keputusan untuk swarm (bersama) atau divide (berpecah).

Jika keputusan adalah untuk membuat secara bersama, semua ahli kumpulan akan fokus untuk melakar solusi untuk 1 bahagian. Jika solusi terlalu besar adalah lebih efektif dijalankan secara berpecah (swarm).

Jika keputusan ubtuk menjalankan secara berpecah, setiap bahagian akan ditugaskan kepada ahli yang bertanggungjawab. Pembahagian boleh dibuat secara sukarela atau dipilih.  Adalah lebih baik jika ahli kumpulan di pertanggungjawabkan untuk bahagian yang mereka pakar atau mampu menyumbang.

Day 2-3: The Four-Step Sketch

Proses seterusnya melakar. Untuk membantu proses lakaran, kita menggunakan teknik The Four-Step Sketch iaitu:

• Notes (Nota)
• Ideas (Idea)
• Crazy 8
• Solution Sketch (Lakar solusi)

Day 2-3-1: Notes (Nota) (20 minit)

Ahli kumpulan diberi masa untuk melihat semua maklumat yang dikumpul setakat ini. Ambil nota dari apa yang dilihat. Cadangan masa 20 minit. Mereka juga dibenarkan untuk menggunakan komputer dan telefon untuk mencari bahan rujukan. Di akhir masa mengambil nota, tutup komputer dan telefon dan kenalpasti maklumat utama dalam nota anda.  Nota anda adalah untuk rujukan anda dan tidak dikongsi dengan ahli kumpulan.

Day 2-3-2: Ideas (20 minit)

Seterusnya, ahli kumpulan akan mula mencatatkan idea kasar untuk solusi. Ini adalah untuk rujukan anda dan tidak dikongsi dengan ahli kumpulan.

Day 2-3-3: Crazy 8

Crazy 8 adalah aktiviti melakar pantas. Setiap ahli kumpulan akan melakar 8 variasi untuk idea utama mereka dalam masa 8 minit. Gunakan 1 keping kertas A4 dilipat menjadi 8 panel. Ini juga adalah untuk rujukan anda dan tidak dikongsi dengan ahli kumpulan.

Day 2-3-4: Solution Sketch (Lakar solusi)

Masa melakar!. Dengan menggunakan semua maklumat yang ada setakat ini, Setiap ahli kumpulan akan melakarkan solusi. Kali ini lakaran akan dipaparkan kepada semua ahli kumpulan. Lakaran boleh dibuat diatas sticky notes.

Oleh kerana lakaran akan dipapar dan dinilai oleh ahli kumpulan dan decider, lakaran  seeloknya disertakan dengan maklumat yang perlu untuk memahami lakaran tanpa perbentangan pelakar. Lakaran perlu:

• Cukup maklumat dan penerangan
• Tanpa nama atau sebarang identiti pelakar
• Tidak perlu sempurna tetapi kemas
• Content is king. Elakan menggunakan lorem ipsum atau dummy text. Gunakan isi kandungan sebenar seboleh mungkin.
• Gunakan tajuk yang menarik.

Aktiviti Persedian

Mengenalpasti dan mendapatkan pelanggan untuk Pengujian Prototaip pada hari kelima.

Day 3

Pada hari ketiga ini, ahli kumpulan akan membuat keputusan idea manakah yang peluang terbaik utuk mencapai matlamat jangka panjang. Kita akan menukarkan idea menjadi hipotesis yang boleh diuji pada hari ke lima. Pada hari ini juga ahli kumpulan akan membuat storyboard berdasarkan lakaran yang terpilih.

Penilaian lakaran dilakukan secara senyap menggunakan teknik yang akan diterangkan dibawah:

Aktiviti

1. Decide – Buat keputusan
2. Storyboard – Membuat storyboard
3. Decide – Buat keputusan

Day 3-1 : Decide - Buat keputusan

GDS menggunakan 5 langkah untuk membuat keputusan:

1. Art museum
2. Heat map
3. Speed Critique
4. Straw poll
5. Supervote

Day 3-1-1: Art museum

Semua lakaran dipamerkan di dinding. Pameran disusun kemas seperti galeri. Menyusun lakaran mengikut carta alir membantu penilai memahami proses dengan lebih baik.

Day 3-1-2: Heat map

Dalam proses ini, ahli kumpulan akan diberikan stick dot sebanyak 20-30 setiap seorang. Kemudian jalankan langkah-langkah ini:

• Tidak bercakap
• Lihat dan nilai lakaran
• Lekatkan stick dot pada bahagian yang anda suka
• Anda boleh melekatkan 2 atau 3 dot untuk idea yang menarik
• Jika ada soalan atau koman, anda boleh menulis di atas sticky note dan lekatkan dibawah lakaran.
• Ulang semula langkah unruk kalaran seterusnya

Bilangan stick dot tiada had. Ahli boleh minta sticky dot tambahan jika perlu. Diakhir aktiviti kita akan dapat melihat heap map diatas lakaran yang dipamerkan. Ini akan menjadi asas untuk proses seterusnya.

Day 3-1-3: Speed Critique

Dalam proses ini, ahli kumpulan akan membincangkan lakaran dan membuat nota untuk idea yang menarik. Perbicangan akan menggunakan struktur dan masa yang terhad. Perbincangan akan dipandu oleh fasilitator dan nota akan ditulis oleh pencatit yang dilantik atau sukarela. Nota akan dicatatkan diatas sticky note. Proses speed critique adalah:

• Berkumpul di hadapan 1 lakaran solusi.
• Tetapkan masa untuk 3 minit.
• Fasilitator menceritakan lakaran (Disini pengguna akan mengisi maklumat dalam borang dan klik butang Next untuk ke halaman seterusnya.)
• Fasilitator menekankan idea yang mendapat perhatian. (Ada banyak dot nampaknya di bahagian arahan untuk mengisi borang)
• Ahli kumpulan boleh menyuarakan idea penting yang terlepas pandang oleh fasilitator.
• Pencatat menulis idea penting di sticky notes dan tampalkan diatas lakaran. Berikan tajuk ringkas.
• Bincangan kebimbangan, keraguan dan soalan.
• Pelakar solusi perlu diam hingga di akhir perbincangan.
• Di akhir perbincangan pelakar diperkenalkan dan boleh menambah maklumat yang terlepas pandang.
• Bergerak ke hadapan lakaran seterusnya. Ulang langkah hingga tamat.

Fasilitator perlu cuba mengawal perbincangan untuk 3 minit setiap lakaran.

Day 3-1-4: Straw poll

Ini adalah teknik untuk menilai pendapat secara berkumpulan. Teknik ini memberikan peluang untuk Decider mendengar dan memahami pendapat ahli kumpulan. Cara perlaksanaan straw poll:

• Setiap ahli kumpulan mendapat 1 undi.
• Fasilitator ulang baca matlamat dan soalan sprint.
• Tetapkan masa selama 10 minit.
• Setiap orang menilai dan membuat keputusan.
• Selepas masa tamat, setaiap ahli membuat undian.
• Setiap ahli menerangkan kenapa mereka mengundi (1 minit setiap orang)

Semasa penerangan Decider boleh mendengar alasan setiap ahli kumpulan sebelum membut keputusan.

Day 3-1-5: Supervote

Disini Decider perlu membuat keputusan. Setiap Decider diberi 3 undian dengan sticky dot yang berbeza. Bahagian yang mendapat undian Decider adalah bahagian yang akan dibangunkan dalam prototaip.

Day 3-2: Storyboard

Storyboard (Papan cerita) menerangkan dalam format visual bagaimana prototaip yang akan dibangunkan. Dalam membangunkan storyboard ahli kumpulan akan menjawab beberapa soalan kecil. Langkah ini akan membantu semasa pembangunan prototaip nanti.

Mulakan dengan melukis grid untuk storyboard. Dicadangkan bilangan kotak grid 10 -15. Lakaran yang terpilih boleh diletakkan di mana2 kotak yang sesuai. Kemudian ahlu kumpulan boleh mula mengisi kotak-kotak yang lain untuk melengkapkan aliran.

Day 3-2-1: Pilih permulaan

Bagaimanakah pelanggan menjumpai perniagaan anda? Dimanakah mereka dan apa yang merela lakukan semasa menemui produk anda?

Day 3-2-2: Lengkapkan storyboard

Lengkapkan lakaran dalam storyboard. Pastikan lakaran anda adalah idea yang kritikal untuk diuji. Tip untuk storyboard:

• Guna apa yang anda ada setakat ini. Elakkan pencarian idea baru.
• Tidak perlu perbincangan berkumpulan. Storyboard perlu ada tajuk, frasa penting dan lakaran asas.
• Masukkan maklumat cukup untuk pembangunan prototaip. Tidak perlu terlalu spesifik. Pembangun prototaip boleh membuat keputusan detail.
• Keputuasan decider. Bila mana ahli kumpulan perlu keputusan untuk langkah seterusnya, Decider boleh dipanggil untuk membuat keputusan. Decider boleh mendapatkan pandangan pakar atau meminta pakar membuat keputusan tetapi tidak boleh membuat keputusan berkumpulan/demokrasi.
• Apabila ragu, ambil risiko. Sprint dijalankan untuk menguji solusi. Jadi jika perlu, mengambil risiko disini membantu menvalidasi solusi yang dibuat.
• Pastikan storyboard adalah untuk prototaip yang boleh diuji dalam masa 15 minit atau kurang.

Day 4

Masa untuk membangunkan prototaip berdasarkan storyboard yang telah dibangunkan. Aktiviti sepanjang hari keempat ini adalah, Membangunkan prototaip . (Develop a high-fidelity prototype)

Aktiviti

4 langkah membangunkan prototaip:

• Pilih tool yang betul
• Divide and Conquer
• Stitch it together
• Do trial run

Day 4-1: Pilih tool yang betul

Terdapat banyak tool yang boleh digunakan untuk membangunkan prototaip. Pemilihan tool bergantung kepada jenis prototaip yang dibangunkan dan juga kemampuan ahli kumpulan untuk membangunkan.

Antara tool yang biasa digunakan adalah:

• tool prototaip seperti marvel app, proto.io, justinmind, invisionapp
• tool persentasi seperti powerpoint, keynote
• Di atas Kertas (Paper prototaiping)
• Role play untuk solusi servis
• Ruang untuk susun atur atau binaan

Day 4-2: Divide and Conquer

Fasilitator akan memberi tugasan untuk setiap ahli. Tugasnya adalah:

• Pembuat (Maker) – 2 atau lebih
  Membangunkan komponen dalam prototaip seperti skrin, halaman dll.
  
• Stitcher – 1
  Mengabungkan komponen dari Maker mengikut aliran prototaip yang betul.
  
• Penulis (Writer) – 1
  Menulis isi kandungan dalam prototaip. Prototaip perlu dibangunkan dengan teks yang realistik.
  
• Pengumpul aset (Asset Collector) – 1 atau lebih
  Mengumpulkan aset yang akan digunakan. Aset seperti foto, ikon, imej, contoh teks. Ini akan membantu Maker dalam membangunkan komponen.
  
• Penemubual (Interviewer) – 1
  Penemubual perlu menulis skrip temubual yang akan digunakan semasa pengujian. Dicadangkan penemubual tidak terlibat dalam pembangunan prototaip untuk kekal neutral semasa ujian dan menerima kritikan.

Day 4-3: Stitch it together

Stitcher perlu memastikan komponen dan elemen yang dimasukkan dalam prototaip seperti yang dikehendaki.

Day 4-4: Do trial run

Jalankan trial run sebelum sesi berakhir. Stitcher menceritakan aliran prototaip. Pastikan trail run dijalankan dengan masa yang cukup untuk memperbaiki prototaip selepas trial run.

Di hujung sesi hari keempat, lakukan trial run terakhir bersama penemubual. Disini penemubual boleh bertanya soalan sprint dan matlamat.

Day 5

Hari kelima adalah hari dimana pengujian prototaip dengan pelanggan dijalankan. Bilangan pelanggan yang dicadangkan adalah 5. Ini adalah kerana, mengikut Jakob Nielson , 85 peratus masalah dapt dilihat selepas pengujian dengan 5 orang.

Jangkasama ujian dan temubual dicadangkan 1 jam setiap pelanggan. Temubual dan ujian dijalanka berasingan daripada bilik ahli sprint membuat permerhatian. Penemubual perlu:

• Mengalukan kehadiran pelanggan
• Soalan kontextual untuk memahami pelanggan seperti pekerjaan, tabiat, gaya hidup
• Perkenalkan prototaip
• Tugasan dan ‘nudges’ seperti apa yang akan anda lakukan disini? Penemubual akan merujuk kepada skrip temubual.
• Ringkasan dan huraian

Ahli kumpulan akan membuat pemerhatian dibilik yang berasingan. Ahli kumpulan akan mengambil nota secara berkumpulan menggunakan sticky notes.

Nota-nota kemudiannya akan dikategorikan kepada positif (+), negatif (-) atau neutral.

Hasil Goggle Design Sprint

Di akhir GDS, kita akan dapat :

• Efficient failure (Kegagalan yang efisyen)
• Prototaip tidak berjaya menyelesaikan masalah. Kita berjaya mengelak dari membina sepenuhnyaproduk yang akan gagal.
• Flowed success (Kejayaan beserta kelemahan untuk diperbaiki)
• Prototaip berjaya tetapi beberapa pembaharuan diperlukan.
• Epic win (Berjaya)
• Solusi diterima. Masa untuk membina sepenuhnya.

Bila saya menggunakan metod ini?

Saya menggunakan metod ini hanya apabila:

• Kumpulan sprint bersedia untuk menjalani proses GDS. Oleh kerana GDS mempraktikan proses yang tegas berdasarkan pelbagai teknik dalam masa yang tertentu, kesediaan ahli kumpulan untuk memberikan komitmen adalah amat penting.
• Perniagaan di fasa dimana mereka tahu arah tuju produk/servis/perniagaan.

Rujukan untuk maklumat lanjut

• https://designsprintkit.withgoogle.com
• https://blog.central.team/tagged/design-sprint
• https://www.gv.com/sprint/